공문 작성 실전<완전초보 30분에 나도 공문 만든다>
Ⅰ. 공문서란 무엇인가?
1. 공문서의 정의
공문서는 기업, 기관, 단체 등에서 공식적인 의사소통을 목적으로 작성하는 문서다. 단순한 메모나 이메일과 달리, 공문서는 법적 증거로 활용될 수 있으며, 명확한 형식과 문장 구조를 준수해야 한다.
2. 공문서의 필요성
- 공식적인 의사 전달: 업무 요청, 보고, 협조 요청 등
- 행정적·법적 증거 확보: 문서 기록으로 남아 법적 효력을 가짐
- 기관 간 원활한 협조: 기업 및 기관 간 의사소통의 표준화
Ⅱ. 공문 작성의 핵심 원칙
1. 명확성과 간결성
✅ 한 문장에 하나의 정보만 담는다.
✅ 긴 문장은 짧고 명확하게 정리한다.
🚫 잘못된 예시
“귀하께서 요청하신 건에 대해 당사의 내부 논의 결과, 현재로서는 요청 사항을 이행하기 어려운 점을 양해 부탁드리며, 이에 대한 별도의 대안을 고려해 보도록 하겠습니다.”
✅ 올바른 예시
“귀하의 요청 사항은 현재 이행이 어렵습니다. 대안을 검토하겠습니다.”
2. 공식적인 문어체 사용
✅ 비격식적 표현을 지양하고, 격식을 갖춘 표현을 사용한다.
✅ 경어체는 유지하되, 군더더기 없는 표현을 사용한다.
🚫 잘못된 예시
“부탁드립니다. 꼭 좀 부탁드려요.”
✅ 올바른 예시
“협조 요청드립니다.”
3. 논리적 구성
✅ 서론(배경) → 본론(요청 내용) → 결론(기한 및 요청 사항)으로 구성
✅ 중복된 내용 없이 핵심만 전달
Ⅲ. 공문의 기본 형식과 구성 요소
공문서는 정형화된 구조를 갖추고 있어야 한다.
1. 공문의 기본 구성 요소
| 항목 | 설명 |
|---|---|
| 문서번호 | 기관·회사 내부에서 문서를 관리하는 고유번호 |
| 수신자 | 문서를 받는 대상(기관, 부서, 개인) |
| 발신자 | 문서를 작성한 기관, 부서, 담당자 |
| 제목 | 문서의 핵심 내용을 요약하는 문장 |
| 본문 | 전달하고자 하는 주요 내용 |
| 첨부파일 | 필요한 경우, 관련 자료 첨부 |
| 발신일자 | 문서를 작성한 날짜 |
| 결재란 | 내부 결재를 위한 승인 서명란 (필요 시) |
2. 기본 공문 예시
📌 제목: 직원 채용 협조 요청의 건
📌 수신: ABC기업 인사팀장 귀하
📌 발신: XYZ기업 인사팀
📌 문서번호: XYZ-2025-017
📌 일자: 2025년 2월 13일
📌 본문:
안녕하십니까?
당사는 귀사의 협조를 받아 신입 사원 채용을 진행하고자 합니다. 이에 따라 채용 공고 게시 및 지원자 추천을 요청드립니다.
📌 요청 사항:
- 채용 공고 게재 협조
- 적합한 지원자 추천
📌 첨부: 채용 공고문 1부
📌 담당자: 이영희 (연락처: 010-5678-1234)
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Ⅳ. 공문 작성의 실전 팁
1. 제목은 15자 이내로 간결하게
🚫 “귀사의 협조를 요청드리는 직원 채용 관련 협조 공문”
✅ “직원 채용 협조 요청”
2. 문장 길이는 25~30자 내외로 조절
🚫 “당사는 귀사의 지원을 받아 채용을 진행하는 바, 협조를 요청드리고자 합니다.”
✅ “당사는 귀사의 채용 협조를 요청드립니다.”
3. 주어와 서술어의 일관성을 유지
🚫 “이번 프로젝트는 귀사에서 진행되어야 하는 사항으로 협조 부탁드립니다.”
✅ “이번 프로젝트는 귀사가 진행해야 하므로 협조 요청드립니다.”
4. 기한을 명확히 표기
🚫 “가능한 한 빠른 시일 내에”
✅ “2025년 2월 20일까지”
Ⅴ. 상황별 공문 예시
1. 협조 요청 공문 예시
📌 제목: 회의실 대관 협조 요청
📌 수신: 시설 관리팀 귀하
📌 발신: 기획팀
📌 문서번호: 2025-018
📌 본문:
당사는 오는 3월 5일(화) 본사 대회의실에서 사내 워크숍을 진행하고자 합니다. 이에 따라 대관 가능 여부를 확인 후 회신 부탁드립니다.
📌 요청 사항:
- 대관 일정: 2025년 3월 5일(화) 14:00~17:00
- 필요 시설: 프로젝터, 마이크, 회의용 테이블
📌 첨부: 행사 기획안 1부
📌 담당자: 김민수 (연락처: 010-8765-4321)
2. 공문 회신 예시
📌 제목: 회의실 대관 협조 요청 회신
📌 수신: 기획팀 귀하
📌 발신: 시설 관리팀
📌 문서번호: 2025-019
📌 본문:
귀하의 요청에 따라 3월 5일 대회의실 대관이 가능함을 알려드립니다. 시설 이용에 관한 추가 요청 사항이 있으면 사전에 연락 바랍니다.
📌 담당자: 이성훈 (연락처: 010-3456-7890)
Ⅵ. 공문 작성 체크리스트
✅ 제목이 간결하고 명확한가?
✅ 본문이 논리적인 흐름을 갖추었는가?
✅ 비격식적 표현이 없는가?
✅ 문장 길이가 적절한가?
✅ 기한 및 요청 사항이 정확히 표기되었는가?
✅ 첨부파일이 있다면 명확히 언급되었는가?
Ⅶ. 결론
공문서는 단순한 문서가 아닌 공식적인 의사소통 수단이다. 명확한 형식과 논리적인 흐름을 갖춘 공문을 작성하면 업무의 신뢰도와 효율성이 향상된다. 위의 원칙과 예제를 숙지하면 누구나 전문적인 공문서 작성 능력을 갖출 수 있다.
한글 기초과정
1강: 한글과컴퓨터 소개 및 설치 방법
2강: 입력, 저장, 열기 -한글 문서
3강. 문단 설정과 정렬
4강: 글꼴 및 서식 적용
5강-한글 머리말/꼬리말 삽입 및 페이지번호 추가
6강. 단축키 활용과 작업 속도 향상 팁
7강. 한글 인쇄 설정 완벽 가이드: 용지 크기, 여백, 배율 조정
8강. 표 기본 삽입 및 편집
9강: 간단한 이미지 삽입 및 편집
10강. 문자표(특수문자)
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